Datenverarbeitung

Informationen zum Datenschutz sowie zur Datenverarbeitung in unserer Praxis

Verantwortliche Stelle:

MVZ Portal 10
Albersloher Weg 10
48155 Münster

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter. Sollten weitergehende Fragen auftreten, haben Sie das Recht, sich an ihre Datenschutzaufsichtsbehörde  zu wenden.

Herzlich Willkommen in unserer fachärztlichen Praxis!

Mit dieser Information möchten wir Sie über die Datenverarbeitung in unserer Praxis informieren und unserer datenschutzrechtlichen Informationsverpflichtung aus der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nachkommen.

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung.

Die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten (besondere Kategorien personenbezogener Daten) finden Sie weiter unten.

Sofern für die Datenverarbeitung Ihr Einverständnis erforderlich ist, können Sie dieses jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder einschränken. Sie haben das Recht, soweit die Voraussetzungen hierfür vorliegen, Auskunft zu Ihren verarbeiteten Daten zu erhalten sowie auf deren Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf deren Übertragung.

Datenaufnahme:

Bei jedem Kontakt wird Ihre Versichertenkarte in unser elektronisches Verwaltungsprogramm eingelesen oder die Daten manuell erfasst. Dabei werden folgende Daten erhoben:

• Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Kostenträger und Versicherungsnummer (bei gesetzlich Versicherten generell, bei privat Versicherten sofern vorhanden)

Im weiteren Kontakt erheben wir bei Ihnen Befunde und Diagnosen, verordnen Therapien und füllen für Sie durch die KV Nordrhein-Westfalen vorgegebene Musterformulare (Rezepte, AU, Pflegedienstverordnungen u.ä.) aus.

Dies alles muss überprüfbar patientenbezogen in unserem Verwaltungsprogramm gespeichert werden.

Eine nachträgliche Bearbeitung und Änderung Ihrer Daten lässt das Verwaltungsprogramm nicht zu. Schriftliche (Fremd-)Befunde werden patientenbezogen elektronisch nicht veränderbar in unserem Verwaltungsprogramm eingescannt (Dokumentenscanner).

Sie erhalten auf Wunsch in unserer Praxis Einwilligungserklärungen, mit denen Sie uns schriftlich die Datenweitergabe an Ihre weiterbehandelnden Ärzte erlauben können.

Bitte beachten Sie, dass unter Umständen auch eine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe der Daten bestehen kann.

Was geschieht mit Ihren Daten:

Wir benötigen Ihre Daten, um Sie für die KV NRW und die Kostenträger nachprüfbar behandeln zu können (Zweck).

Alle Verordnungen sind patientengebunden und benötigen Name, Anschrift, Kostenträger und Versicherungsnummer. Haben wir diese Daten nicht, können wir Ihnen z.B. keine Rezepte ausstellen. Die Datenerhebung ist daher für Ihre Behandlung erforderlich.

Die folgenden Daten werden auf unserem Server passwortgeschützt gespeichert: • Akut- (für das aktuelle Quartal) und Dauerdiagnosen (quartalsübergreifend).

• Befunde, Anamnesen, Therapievorschläge, Abrechnungsziffern.
• Alle elektronisch erstellten Formulare sowie alle Verordnungen müssen überprüfbar dauerhaft gespeichert werden.

Zugang hat nur autorisiertes Praxispersonal. Ihre Daten (Befunde, Arztbriefe etc.) werden nach den jeweiligen gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt (z.B. Arztbriefe für 10 Jahre). Ggf. kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein.

Eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen finden Sie weiter unten.

Wer bekommt Ihre Daten übermittelt:

• Der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein-Westfalen (KVNO) zur Abrechnung und Prüfung auf Korrektheit der Daten.
• Auf Verlangen der Prüfkommission müssen Ihre Daten mit allen Verordnungen im Rahmen einer Regressprüfung übermittelt werden.
• Auf Verlangen der Medizinische Dienst der Krankenkassen zur Prüfung der Behandlung.
• Ihre Krankenkasse oder die Berufsgenossenschaft erhält die für die Abrechnung relevanten Daten.
• Wenn Sie an einem Disease-Management-Programm (DMP) teilnehmen oder bestimmte Präventionsmaßnahmen wahrnehmen werden diese Daten gesondert an die entsprechenden Institutionen und Ihre Krankenkasse übermittelt (Qualitätssicherung).
• Bei bestimmten Infektionserkrankungen ist eine Meldung an das Gesundheitsamt gesetzlich vorgeschrieben.
• Laborärzte bzw. Histologen, sofern eine entsprechende Diagnostik für die Behandlung erforderlich ist.
• Zur Wahrnehmung berechtigter Interessen der Arztpraxis kann die Inanspruchnahme anwaltlicher oder gerichtlicher Hilfe erforderlich sein.
• Andere Ärzte, Versicherungen, Leistungserbringer und andere Institutionen erhalten nur mit separater Einwilligung durch Sie die für den jeweiligen Fall notwendigen Daten.
• Sofern Sie eine Einwilligung abgegeben haben, Befunddaten an die Tumorkonferenz im Darmzentrum Portal10 im Clemenshospital, Münster, zur Besprechung ihres Krankheitsbildes und für weitere Therapieempfehlungen.

Aufbewahrungsfristen in der Arztpraxis

Ärzte sind verpflichtet, ihre Patientenunterlagen aufzubewahren. Unterschiedliche Rechtsvorschriften regeln diesbezüglich, wie lange die einzelnen Patientendokumente aufgehoben werden müssen. Die folgende Darstellung soll eine Übersicht über die wichtigsten Aufbewahrungspflichten geben. Eine abschließende Aufzählung ist hiermit nicht verbunden.

Wichtige Vorschriften

1. Berufsordnung

Nach § 10 Abs. 3 der Berufsordnung für die Ärztinnen und Ärzte in Nordrhein-Westfalen (BO) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Patientenunterlagen 10 Jahre, soweit nicht nach gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht besteht.

Sie beginnt mit Abschluss der Behandlung des Patienten. Die in der Berufsordnung geregelte Frist ist eine Mindestfrist.

2. Bürgerliches Gesetzbuch

Nach § 630f Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) hat der Arzt die Patientenakte für die Dauer von 10 Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften (§ 199 Abs. 2 BGB) andere Aufbewahrungsfristen bestehen.

3. Röntgenverordnung

Über die Aufbewahrungsfrist gemäß § 10 BO hinaus ergibt sich für den Arzt eine weitere Frist aus der Röntgenverordnung (RÖV) vom 30. April 2003. Für Arbeitgeber regelt die RÖV in den §§ 37 – 41 die arbeitsmedizinische Vorsorge beruflich strahlenexponierter Personen. Die hierzu ermächtigten Ärzte sind verpflichtet, für jede ärztlich zu überwachende beruflich strahlenexponierte Person eine Gesundheitsakte zu führen, welche solange aufzubewahren ist, bis die Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens jedoch 30 Jahre nach Beendigung der Wahrnehmung von Aufgaben als beruflich strahlenexponierte Person. Sie ist spätestens 100 Jahre nach der Geburt der überwachten Person zu vernichten, § 41 RÖV. Arztpraxen, die Röntgenunterlagen ihrer Patienten aufbewahren, werden darüber hinaus von § 28 Abs. 3 RÖV erfasst. Diese Vorschrift regelt, dass Röntgenbilder und Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen 10 Jahre und Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.

4. Strahlenschutzverordnung

• 85 Strahlenschutzverordnung (StrSchV) regelt die Aufzeichnungen über Patienten. Hiernach müssen Aufzeichnungen über die Untersuchung 10 Jahre, über die Behandlung 30 Jahre lang nach der letzten Untersuchung oder Behandlung aufbewahrt werden. Die zuständige Behörde kann verlangen, dass im Falle der Praxisaufgabe oder sonstiger Einstellung der Tätigkeit die Aufzeichnungen bei einer von ihr bestimmten Stelle zu hinterlegen sind; dabei ist die ärztliche Schweigepflicht zu wahren.

Im Rahmen der arbeitsmedizinische Vorsorge für beruflich strahlenexponierte Personen regeln die §§ 60 – 64 StrlSchV, dass die hierzu ermächtigten Ärzte verpflichtet sind, für jede ärztlich zu überwachende beruflich strahlenexponierte Person eine Gesundheitsakte zu führen, welche so lange aufzubewahren ist bis die Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens jedoch 30 Jahre nach Beendigung der Wahrnehmung von Aufgaben als beruflich strahlenexponierte Person. Sie ist spätestens 100 Jahre nach der Geburt der überwachten Person zu vernichten, § 64 StrlSchV.

5. Transfusionsgesetz

Nach § 14 Abs. 3 Transfusionsgesetz (TFG) vom 28. August 2007 müssen Aufzeichnungen über die Anwendung von Blutprodukten sowie gentechnisch hergestellter Plasmaproteine mindestens 15 Jahre aufgehoben werden. Angewendete Blutprodukte und Plasmaproteine sind mit den folgenden Angaben zu dokumentieren: Patientenidentifikationsnummer oder entsprechende eindeutige Angaben zu der zu behandelnden Person, wie Name, Vorname, Geburtsdatum und Adresse; Chargenbezeichnung; Pharmazentralnummer oder Bezeichnung des Präparates, Name oder Firma des pharmazeutischen Unternehmers, Menge und Stärke; Datum und Uhrzeit der Anwendung. Diese Daten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden. Werden die Aufzeichnungen länger als dreißig Jahre aufbewahrt, sind sie zu anonymisieren.

6. Richtlinien für die Bestellung von Durchgangsärzten

Weitere Aufbewahrungsfristen sind in den Richtlinien für die Bestellung von Durchgangsärzten enthalten. Danach ist der Durchgangarzt verpflichtet:

• alle Unterlagen über das Durchgangsarztverfahren einschließlich der Röntgenbilder mindestens 15 Jahre aufzubewahren.
• Ärztliche Unterlagen über Schwer-Unfallverletzte im Rahmen des berufsgenossenschaftlichen Verletzungsartenverfahren mindestens 15 Jahren aufzubewahren.

7. Betäubungsmittelverschreibungsverordnung

Nach § 13 Abs. 3 der Verordnung über das Verschreiben, die Abgabe und den Nachweis des Verbleibs von Betäubungsmitteln (BtMVV) sind Karteikarten, Betäubungsmittelbücher und EDV-Ausdrucke zur Verordnung von Betäubungsmitteln 3 Jahre von der letzten Eintragung an gerechnet, aufzubewahren.

8. Vertragsärztliche Formulare

Einzelne vertragsärztliche Formulare, z.B. Durchschriften von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, fallen nicht unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für Einzelfragen steht Ihnen die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein-Westfalen zur Verfügung.

1. Rechtsquellen

Folgende Vorschriften finden Sie auf der jeweiligen Website:

Berufsordnung : www.aekno.de

Röntgenverordnung: www.gesetze-im-internet.de

Gefahrstoffverordnung: www.gesetze-im-internet.de

Strahlenschutzverordnung: www.gesetze-im-internet.de

Transfusionsgesetz: www.gesetze-im-internet.de

Betäubungsmittelverordnung: www.gesetze-im-internet.de

Rechtsgrundlagen zur Datenverarbeitung in der Arztpraxis

(Hinweis: Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit)

Europäische Datenschutzgrundverordnung (EUDSGVO)
Art. 9 Abs. 2	Mehrere Befugnisse zur Datenverarbeitung, u.a.: • Nach Einwilligung (lit. a), • für Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin, sofern die Verarbeitung durch oder unter Aufsicht von Personal erfolgt, welches der Schweigepflicht unterliegt (lit h. i.V.m. Abs. III i.V.m. BDSG n.F.), • soweit erforderlich zur Erfüllung von arbeitsrechtlichen / sozialrechtlichen Verpflichtungen (lit. b i.V.m. BDSG), • zum Schutz lebenswichtiger Interessen des Betroffenen, wenn dieser außerstande ist zur Abgabe einer Einwilligung (lit. c), • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (lit. f i.V.m. BDSG n.F.).
Bundesdatenschutzgesetz – neue Fassung (BDSG n.F.) Vorschrift
§ 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. a	Datenverarbeitung zur Erfüllung der sich aus dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Pflichten.
§ 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b	Datenverarbeitung zum Zweck der Gesundheitsvorsorge, für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten, für die medizinische Diagnostik, die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich oder für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheitsund Sozialbereich oder aufgrund eines Vertrages der betroffenen Person mit einem Arzt. Die Verarbeitung muss durch oder unter Aufsicht von Personen erfolgen, die der Schweigepflicht unterliegen.
§ 24 Abs. 1 Nr. 2	Datenverarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche.
Gesetzliche Krankenversicherung (SGB V)
§ 31 a Abs. 1 – 3	Erstellung und Aktualisierung eines Mediaktionsplanes auf Wunsch des Patienten, sowie (ab 01.01.2019) Speicherung von Änderungen des Medikationsplanes auf der elektronischen Gesundheitskarte.
§ 73 Abs. 1b	Übermittlung von Behandlungsdaten mit Einwilligung an den Hausarzt.
§ 115 a Abs. 2	Unterrichtung des einweisenden Arztes über die vor- und nachstationäre Behandlung.
§ 140 a	Datenverarbeitung nach Einwilligung für die Durchführung der integrierten Versorgung.
§ 276 Abs. 2	Übermittlung von Daten an den medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK).
§ 291 a	Erheben, Verarbeiten, Nutzen und ggf. Verändern von Daten mittels der elektronischen Gesundheitskarte.
§ 294 a	Mitteilung von besonderen Krankheitsursachen und drittverursachten Gesundheitsschäden an die Krankenkassen.
§ 295	Abrechnung ärztlicher Leistungen (Aufzeichnungs- und Übermittlungspflicht).
§ 296 Abs. 4	Datenübermittlung für Wirtschaftlichkeitsprüfungen.
§ 298	Übermittlung zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit oder Qualität der ärztlichen Behandlungs- oder Verordnungsweise im Einzelfall.
§ 299	Datenverarbeitung für Zwecke der Qualitätssicherung.
§ 305 a	Übermittlung von Arzneimittelverordnungsdaten.
Gesetzliche Unfallversicherung (SGB VII)
§ 201	Datenerhebung und -übermittlung durch Ärzte an den Unfallversicherungsträger.
§ 202	Anzeigepflicht von Ärzten bei Berufskrankheiten.
§ 203	Auskunftspflicht von Ärzten gegenüber dem Unfallversicherungsträger.
Krebsregister NRW
§ 12	Meldepflichtige Personen
Gesetz zur Kooperation und Information im Kinderschutz (KKG)
§ 4 Abs. 3	Übermittlung von Informationen bei Kindeswohlgefährdung.